Există un citat atribuit lui Bill Gates pe care îl recit tot timpul: „aleg o persoană leneșă pentru a face o muncă grea; pentru că o persoană leneșă va găsi o modalitate ușoară de a o face. ”Îmi place pentru că surprinde un sentiment pe care l-am găsit întotdeauna să pară adevărat: Există o modalitate de a transforma un viciu într-o virtute. Oamenii lenevi sunt cei mai buni în a găsi modalități ușoare de a face lucrurile. Persoanele dezordonate au cele mai bune sfaturi de curățare. Și persoanele care se auto-recunosc îngrozitor la gestionarea căsuțelor de e-mail au cele mai bune sfaturi pentru comunicarea prin e-mail.
Am rotunjit câteva sfaturi solide din partea email-urilor doritoare chiar aici pentru ca tu să le demonstrezi. Și da, numele au fost redactate pentru a-și proteja cutiile de e-mail.
„Cu excepția cazului în care nu trebuie, nu trimiteți un e-mail către mai multe persoane. Este mai puțin probabil să îi răspund pentru că aștept (și sper) să văd dacă cealaltă persoană o face. "
„Am început să le spun oamenilor în e-mailurile mele, dacă nu auziți de mine până la [data rezonabilă], vă rog să mă lăsați exact în această dimineață cu o linie subiect completă. Odată ce știu că sunt serios, cred că permisiunea de a ne ajuta să mențin lucrurile în mișcare, chiar și atunci când unul dintre noi aruncă mingea. "
„Utilizarea instrucțiunilor de acțiune din antet mă scutește tot timpul. Practic, tastați e-mailul cu destinatarul și titlul, apoi spuneți-mi ce aveți nevoie. Ceva de genul „ACȚIUNEA NECESARĂ: Numere pentru anii următori” sau „PENTRU REVIZIONARE: Utilizarea contului XYZ” sau „RĂSPUNS NECESAR: ședința de mâine, foaie de calcul atașat. ”Dacă văd una dintre aceste instrucțiuni de acțiune îndrăznețe, de regulă dau prioritate și dacă sunt expeditorul, am un răspuns mult mai bun rată."
„Atunci când am de-a face cu persoane care sugă e-mailuri, le trimit liste numerotate de întrebări la care am nevoie să le răspund.”
„Răspunsul automat este salvator! Sunt un spectacol de o singură femeie și sincer, nu tot ceea ce vine prin căsuța de e-mail este prioritatea principală. ”Această femeie ocupată are răspunsul său automat pentru fiecare e-mail, cu un mesaj care invită clienții cu solicitări urgente la text sau apel și stabilește o așteptare pentru răspunsul ei: „Dacă nu ați primit răspuns în 48 de ore, vă rugăm să urmați sus."
„Etichetele sunt obligatorii! Pot sorta cu ușurință orice fel. Am configurat filtre care să arhiveze automat (săriți inbox) pe lucruri care nu au nevoie de răspuns imediat, astfel încât să-mi mențină inbox-ul gestionabil. "
„Dacă este nevoie de mai mult de două propoziții pentru a rezolva problema într-un e-mail, este mai bine să aveți o conversație telefonică sau personală. Puneți cât mai multe detalii în linia subiectului. E-mailurile ar trebui să arate mai mult ca textele decât cărțile de la bunica ta. ”
„Nu continuați să răspundeți la același fir de e-mail, la nesfârșit, dacă subiectul se schimbă. De obicei, cel mai bine este să schimbați subiectul e-mailului sau, mai bine, să începeți un e-mail nou. Când primiți peste 100 de e-mailuri pe zi, trebuie să fiți bine să acordați prioritate răspunsurilor, așa că, dacă nu știu despre ce este vorba despre un e-mail sau dacă cred că este vorba despre un subiect vechi, este mai puțin probabil să îl deschideți prompt. Și este deosebit de util când trebuie să vă întoarceți și să căutați e-mailuri vechi dacă subiectul se potrivește cu corpul e-mailului. "
Pare contra-intuitiv, dar mulți dintre cei pe care i-am întrebat au spus că smartphone-ul lor îi înrăutățește la e-mail. „Aceasta este o regulă pe care încerc să o pun în aplicare foarte greu pentru mine: nu vă verificați e-mailul decât dacă sunteți disponibili pentru a răspunde la e-mailuri. Am sfârșit uitând să răspund la unele e-mailuri sau să-mi anulez răspunsul pentru că l-am citit și apoi am uitat că nu am răspuns niciodată. Încerc foarte mult să verific doar dacă am timp și energie mentală pentru a răspunde chiar în acel moment. ”
„Am„ e-mail ”în calendarul meu zilnic și încerc să rămân de pe el până la acel moment și odată ce au trecut cele 30 de minute, îl închid.”
„Aduc un e-mail, dar ca în urmă cu cinci ani, Gmail a început să trimită totul direct la Coșul de gunoi. Nu am putut să-mi dau seama cum să-l redobândesc și după câteva încercări cu jumătate de inimă timp de o săptămână, am descoperit că mi-a plăcut. Acum, mut lucrurile din coșul de gunoi în căsuța de e-mail, dacă vreau să o salvez; orice altceva se șterge magic în fiecare lună sau ceva de genul acesta. ”
