Avem o mărturisire de făcut: nu suntem cu toții adepți la setările curate, cu caracter minimalist pe care le oferim ocazional. De fapt, suntem uneori polul opus, o rasă cunoscută sub numele de Messy Deskers. Pentru unii oameni, având totul afară și vizibil funcționează doar. Dar pentru perioadele în care situația în grămadă amenință să copleșească biroul, acești patru pași vin la îndemână pentru a ține lucrurile sub control.
Acestea pot părea de bun simț celor care s-au născut cu abilități organizaționale, iar noi vă invidiem. A trebuit să învățăm fiecare truc pe care îl folosim acum și este un proces constant care necesită multă autodisciplină. Am învățat să ne îmbrățișăm nebunia, în timp ce ne piratăm propriile obiceiuri pentru a ne asigura că rămânem funcționali și productivi în spațiul nostru de lucru.
Aceste sfaturi sunt destinate colegilor noștri dezordonate, care ar putea să caute o flotură similară de curățenie pe fondul oceanului de hârtie care se află în prezent în spatele spațiului lor de lucru. Nu putem promite că te vor face super-organizate, dar te pot ajuta să te ocupi de lucruri.
De câte ori ai bagat ceva într-un sertar, „doar în caz” ai avea nevoie de el la o dată ulterioară? Și de câte ori ai avut vreodată nevoie de ea? Pariem că răspunsul la ultima întrebare este „zero” și acesta este motivul regulii nr. 1.
În această epocă a fotografiei digitale, a marcajelor portabile și a stocării în cloud, nu există niciun motiv real păstrați documentele neesențiale și pentru pilote de hârtie ca noi, asta poate însemna o mulțime de desktop real imobiliar.
De exemplu, în loc să imprimați și să plasați un articol sau un document într-un sertar, de ce nu aruncați fișierul într-un serviciu de genul Evernote sau Dropbox? Sunt accesibile de pe orice computer și pot fi selectate după dată sau etichetă, făcând trimiterea ulterioară simplă.
De asemenea, este util să păstrați un singur folder de marcaje pentru a servi drept temei general de dumping pentru site-urile pe care doriți să le accesați la o dată ulterioară, nespecificată. Este atât de ușor să le căutați dacă aveți nevoie de el, încât nici nu aveți nevoie de un sistem de foldere, dincolo de elementele de bază.
A fi strict cu tine însuți la acest prim nivel te asigură că doar lucrurile cu adevărat importante și necesare se filtrează până la cabinetul de imprimantă și fișier, care va fi mult mai organizat acum, încât a fost eliberat de toate acestea miscelaneu. (Vom acoperi ce să facem cu acestea în regula nr. 3.) Și, desigur, agățați toate documentele financiare. „În afară de moarte și plata impozitelor”, cum spun ei.
Să-l numim pe acesta „ridicându-se deasupra încurcăturii.” Scopul său este să scoată lucrurile care necesită o atenție imediată, sau pe termen lung atenție și păstrează-i în prim plan vizual, lucru important pentru persoanele care preferă să își răspândească toată munca înainte lor.
Pentru unii, acest lucru ar putea însemna un rând de note lipicioase așezate pe peretele din fața biroului, iar pentru alții ar putea fi un planificator de hârtie, un calendar digital sau o simplă listă scrisă de mână. Nu trebuie să fie literal la nivelul ochilor, atât timp cât servește același scop.
Oricare ar fi metoda, păstrarea sarcinilor separate de dezordinea generală - blocajul digital inclus - înseamnă că nimic nu se va pierde vreodată datorită mizeriilor, adică celor care preferăm un birou îngrămădit, singurul dezavantaj important de a avea totul afară în loc de a fi pus departe.
Pentru noi, cheia pentru a nu pierde lucruri precum stilourile este să le aruncăm într-o ceașcă sau într-un sertar de birou la sfârșitul fiecărei zile. (De asemenea, acest lucru împiedică pisicile să le bată și să le bată pe podea.) Fără acest simplu memento, suntem întotdeauna ducându-i în jurul biroului, trimițându-i în pungi și, în general, fiți prinși fără ustensile de scris ori de câte ori sunt Necesar.
Acest principiu se aplică tuturor celor care trebuie să rămână la birou, la îndemână sau în acces facil. Pentru o mulțime de birouri dezordonate, aceasta înseamnă, de asemenea, găsirea unui fel de sistem de stocare care să funcționeze pentru dvs. În cazul nostru, înseamnă rafturi, rafturi, rafturi.
Și dacă după curățarea ta de la birou, mai rămân lucruri fără nicio casă la care să mergi? Chuck-i în coș. În războaiele dezordonate nu poate fi nicio milă.
O parte din motivul pentru care am avut întotdeauna un birou dezordonat este faptul că am încercat să ne configuram configurarea în jurul sistemelor organizate și puse de alte persoane. Însă acum avem de-a face cu acceptarea realității, ceea ce înseamnă că nu vom avea niciodată un birou minimalist, deci putem face tot posibilul să obținem tot ce avem.
Fii atent la ceea ce faci deja, apoi mărește acel obicei cu organizația. Dacă lăsați întotdeauna cheile pe un scaun, luați în considerare să puneți un cârlig sau obținerea unui catchall pentru colțul biroului tău. Dacă aveți o problemă la lăsarea telefonului în urmă, țineți-l întotdeauna în priză în aceeași priză cu un cordon care nu se lasă niciodată. Dacă întoarceți mereu notițe pe perete, limitați-le la un carton de plută care completează decorul. Planificarea voastră îndreptată va atrage părțile leneșe ale creierului dvs. în acțiune pozitivă.
Vă veți întreba: Dacă nu voi avea niciodată un birou super ordonat, de ce să vă deranjați deloc? Cincisprezece minute petrecute la organizarea la sfârșitul fiecărei zile de lucru se adaugă, iar timpul înseamnă bani.
Răspunsul este că alegeți pur și simplu când să vă petreceți cincisprezece minute: fie aruncați chestii în reciclarea coșului la sfârșitul zilei sau la vânătoare pentru acel stilou sau resturi de hârtie cu telefonul important număr. Oricum, plătiți. Deci de ce să nu alegeți opțiunea mai puțin stresantă?
Ai un birou dezordonat? Ce faceți pentru a-l menține gestionabil și a rămâne productiv în spațiul de lucru? Căutăm întotdeauna modalități de îmbunătățire a propriilor noastre configurații, așa că împărtășiți sfaturile în comentarii.