Vorbeam cu cineva despre e-mail a doua zi și îi ascultam plângându-se despre modul în care pur și simplu nu puteau controla lucrurile. Apoi am trimis un e-mail către un prieten al meu de proiect despre ceva important și el nu a răspuns niciodată. Se pare că inbox-ul său are 4.000 de e-mailuri, așa că a ratat-o ...
Am fost acel tip, dar după ce am încercat un milion de sisteme diferite, mi-am dat seama că nicio tehnică nu funcționa pentru mine. Aveam nevoie de ceva care să se încadreze în fluxul meu de lucru, dar totuși avea sens. Acum s-ar putea ca acest lucru să nu funcționeze pentru dvs., dar dați-vă o idee și poate vă veți gestiona e-mailul ceva mai bine.
1. Inbox <20: Am vrut să lucrez în sistemul Inbox Zero, dar pur și simplu nu a fost întotdeauna posibil. De multe ori, m-am trezit să păstrez doar unul sau două e-mailuri în căsuța de e-mail, niciodată să nu fac asta și să mă simt vinovat mai târziu.
În loc să rămân la partea „zero” a regulii, am decis să o mențin simplă și să mă asigur că inboxul meu are întotdeauna mai puțin de 20 de e-mailuri. Făcând asta, nu mă simt vinovat pentru că am avut prea multe acolo sau nu am atins destul de mult Inbox Zero. Orice e-mailuri rămase în căsuța de e-mail sunt de obicei acolo pentru că trebuie acționate în curând, dar nu neapărat imediat.
2. Regula de 20 de minute: Aș dori să pot găsi unde am citit acest lucru, pentru că mi-ar plăcea să fac referință aici. Dar premisa era că răspunzi la un mesaj text în două minute, e-mailuri în 20 de minute, mesaje vocale în două ore sau ceva de-a lungul aceleiași linii. Indiferent de numerele reale, am adoptat regula de 20 de minute pentru a răspunde la e-mail ori de câte ori este posibil.
Revenind la oameni repede, inbox-ul meu rămâne liber, oamenii nu se înfurie pentru că nu am răspuns și rămân organizat în acest proces.
3. Act, arhivare sau coș de gunoi: Fiecare e-mail are una dintre cele trei acțiuni pentru mine. Dacă trebuie să acționez asupra a ceea ce există acolo, răspund, apoi iau e-mailul original și îl arunc într-un folder Arhivare. Dacă am nevoie de e-mail, dar nu are nevoie de niciun răspuns (cum ar fi o chitanță sau ceva de genul), atunci îl introduc din nou în folderul Arhivă. În cele din urmă, dacă este spam sau junk, îl scot în permanență, astfel încât să nu îngrădească spațiul de pe hard disk. Consider că acest sistem funcționează bine pentru mine, deoarece știu întotdeauna unde să caut ceva, dar scap de aglomerarea în același timp.
4. Gestionați e-mailul în loturi: Înainte de a mă ridica chiar din pat, de obicei sunt 30 de e-mailuri în căsuța de e-mail, toate solicitând un fel de atenție. Chiar și după tăierea grăsimii și ștergerea spam-ului, mai există o cantitate importantă de e-mail care trebuie gestionată, ceea ce poate fi frustrant. Cum trebuie să fac?
Din moment ce primesc atât de multe e-mailuri, de obicei le pot gestiona în loturi chiar și în regulă de 20 de minute. Aceasta înseamnă că nu pierd timpul verificându-mi constant căsuța de e-mail, oprind celălalt flux de lucru în acest proces.